北京农学院党政办公室文件

党政办字[2009]12号

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北京农学院接待外国团组和人员的管理规定

为了进一步规范学校外事工作，做好外国团组和人员来校期间的接待和相关管理工作，现将北京农学院接待外国团组和人员管理规定强调如下：

外国团组和人员来校参观访问，主要包括外国代表团组和人士以及外国驻华外交官、机构代表、记者等来校进行短暂的友好访问、技术考察、学术交流、科研合作，以及参加由我校主办的国际学术研讨会和采访等。

（一）办理邀访申请及国际会议需严格执行学校《关于加强外事工作管理的若干规定》（院发[2006]28号）。

1、办理邀请申请：为来校国（境）外团组和人士申办邀请函，邀访单位需提前一个半月向外事办提交申请，内容包括被邀请人的姓名、国籍、性别、护照号码、出生日期、个人身份、学历与学位、专业职称、专长、成果、来访事由、停留期限、联系方式（地址电话传真）等。

2、举办国际会议，需提前六个月向外事办提供以下材料：上级单位批文、会议主题、地点、规模、计划日程、经费安排、参会人员名单（包括国籍、性别、护照号码、出生日期、身份、学历与学位、专业职称、工作单位、联系地址、电话号码、传真号码）等，并填报《举办国际会议申报表》。

（二） 各单位拟与国（境）外机构、组织等开展各类一般性合作活动（含短期学术访问、讲座、论坛等），须至少提前20个工作日，向学校外事办公室提出申请，并将来访人员背景材料、其所在国（境）外机构、组织等的情况、参与会见人员情况、经费使用情况、院（系）单位意见等相关材料，由单位负责人签字并加盖单位公章后一并报送至学校外事办公室，经外事办公室审核、校领导批复后方可执行。

（三）接待预案及注意事项

所有外事接待活动，需由各单位邀请，不能以个人名义邀请，邀请单位和主办单位均须事先向学校外事办公室提交接待方案，报校主管领导审批，根据接待工作预案，做好以下工作：

１、在接待前要拟定并提供日程安排；

２、如需我方负责安排食宿和交通，要事先联系好住处和交通工具，并在接待中按照公安部门的有关规定，做好入住申报登记和安全、保密等防范工作；

３、确定活动（包括迎送、会见、会谈、宴请、参观等）的中外双方参加人员名单和地点，搞好场地布置，安排好交通工具，如临时有变化，要及时通知有关人员并妥为解释；

４、确定会谈内容、方式和主谈人，如需领导出席，请特别说明，并视领导需要草拟会谈提纲或谈话要点；

５、事先联系好参观项目，参观校园需执行《北京农学院外事参观点管理规定》；

６、接待中要做好记录，接待工作完成后尽快整理成“外事活动纪要”，内容包括时间、地点、主要参加人和双方谈话主要内容等。外事办公室整理的“外事活动纪要”呈有关校领导审阅后存档，其他单位的原始记录由接待单位自行保存，“外事活动纪要”报外事办备案。

（四）协议书与意向书的签订

在外事活动中需要签署涉外协议书或意向书的须按以下要求办理:

１、凡以我校名义上报的外事文件或签署的涉外协议，必须经学校批准、由院长或院长授权的代表签字，并报市教委批准后方可执行；

２、各院、系、部、处、所与境外机构拟签的合作协议书、意向书，必须经学校外事办公室审核并报学校批准后，方可与外方签字，文中须写明“该协议经上级批准后生效”字样；

３、正式协议书文本必须交外事办公室备案。

（五）港澳台地区的人员来访，参照上述各条执行。

北京农学院党政办公室

2009年12月1日